Ein Gastbeitrag von Hannes Müller, TourTouch
Was bedeuten eigentlich all die Begrifflichkeiten rund um Softwareprogramme, die für einen Campingplatz wichtig sind?
Wenn man selber etwas nicht ganz versteht, ist es immer ratsam, einen Fachmann mit ins Boot zu nehmen. Das haben wir getan und freuen uns sehr, dass Hannes Müller von TourTouch uns und Ihnen, lieber Leser, fachliche Begriffe der Digitalisierung so aufbereitet hat, dass man auch als Laie den Durchblick bekommt und versteht, wie alles zusammenhängt.
Verwaltungssoftware (PMS)
PMS steht für Property Management System. Der Begriff stammt aus der Hotelbranche. Das gleiche „in Grün“ nennen wir im Campingsektor Verwaltungs- oder Platzsoftware. Das Programm fungiert als Steuerzentrale des Campingbetriebes und wird entweder für den Betrieb auf dem platzeigenen Server (1) oder als moderne Cloud-Lösung (2) angeboten. Einige Beispiele sind: C1:Manager, Easycamp, Resavio oder Camping.care (unvollständige Auflistung). Im PMS werden sämtliche Infos rund um Platzkategorien, Preise, Reservierungen, Belegung, Abrechnung, Ein- und Auschecken usw. festgelegt und verwaltet. PM-Systeme sind aber nicht nur für die Kolleginnen aus der Rezeption da. Ihre volle Effizienz entfalten sie durch den Datenaustausch mit anderen Programmen. Dies geschieht über Schnittstellen.
(1) Internes Netzwerk und lokale Datenspeicherung ausschließlich auf vom Campingplatz zu betreibenden und zu wartenden Geräten
(2) Nutzung der PMS-Software über das Internet. Datenspeicherung und Pflege (Hosting) von einem Partner organisiert
Schnittstellen: User-Interface (UI) und Application Programming Interface (API)
Schnittstellen sind sozusagen die Berührungspunkte von Softwaresystemen. Durch sie wird der Austausch von Kommandos und Daten ermöglicht. Am besten stellt man sich jegliches Programm als einen Komplex mit zwei Seiten vor: 1. Auf der einen Seite liegt das uns bekannte User-Interface (UI). Mit flotten Klicks werden hier Auswahlen getroffen und Daten eingegeben. Das UI ist damit sozusagen die Schnittstelle zum Benutzer. 2. Auf der anderen Seite stellt die API die relevanten Daten dann standardisiert und maschinenlesbar zur Verfügung. Eine API ist somit der Teil einer Software, welcher anderen Programmen zur Anbindung an das System zur Verfügung steht.
Für eine zeitgemäße Onlinebuchung sollte die Buchungsmaske auf der Campingwebsite (UI) über eine Schnittstelle (API) mit der Verwaltungssoftware (PMS) verknüpft sein. So kann auf die in der Verwaltungssoftware hinterlegten Daten (Produkte, Preise, Konditionen, Verfügbarkeiten usw.) zugegriffen werden. Besteht diese Verknüpfung nicht, kann der Gast lediglich eine Anfrage stellen und die Rezeption muss von Hand abgleichen, Verfügbarkeiten prüfen und die Kommunikation mit dem Gast aufnehmen.
Drei Vertriebskanäle
Vertrieb heißt anbieten, bewerben und verkaufen. Für Zukunftssicherheit und eine optimale Auslastung sollte der Vertrieb möglichst breit aufgestellt sein und aus mehreren Kanälen bestehen, über die wir Campingurlaub anbieten und verkaufen. 1. Der wohl traditionellste Vertriebskanal ist das Empfangen von Telefonanrufen und Mails in der Rezeption. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen stellen hier die „Schnittstelle“ zwischen Gast und Verwaltungssoftware dar. 2. Ein weiterer Vertriebskanal ist die Buchungsmaske der eigenen Website (UI). Über eine Schnittstelle (API) ist diese mit der Verwaltungssoftware (PMS) verbunden und kann so vollautomatisch auf die im PMS hinterlegten Preise, Verfügbarkeiten und Konditionen zugreifen. 3. Genau wie die Buchungsmaske auf der eigenen Website lassen sich über Schnittstellen auch die Buchungsmasken von Vertriebspartnern anschließen. Über diesen dritten Vertriebskanal (Buchungsplattformen) können weitaus mehr Nutzer das angebotene Produkt sehen und kaufen. Bei der Wahl und Ausstattung der Vertriebskanäle geht es im Kern um die Vergabe von Kontingenten.
Kontingente vergeben
Keiner der oben genannten Vertriebskanäle muss zwingend auf 100 Prozent der von Ihnen im PMS angelegten Campingparzellen und Mieteinheiten Zugriff haben. Einige Betriebe reservieren in diesem Sinne z. B. ein kleines Kontingent für spontan Anreisende oder für per Telefon buchende Stammgäste. Die Vergabe eines Teilkontingents ist auch bei der Zusammenarbeit mit dem Vertriebskanal Onlinebuchungsplattformen möglich. Auf z. B. camping.info, Pincamp, ACSI, Ucamping oder PichUp (unvollständige Auflistung) kann ein Campingbetrieb in diesem Sinne festlegen, wie viele Plätze den potenziellen Gästen dort angeboten werden. Da die marketingwirksame Präsentation, die enorme Reichweite und der Service der Buchungsabwicklung über Plattformen für den Campingbetrieb nicht immer provisionsfrei möglich sind, müssen Kontingente bedarfsorientiert und wirtschaftlich sinnvoll in den Vertriebskanal Onlineportale geschickt werden. Was dann auf diesen Portalen dem Endverbraucher als Produkt angeboten wird, ist immer nur genau das, was die Campingplatzbetreiber im Rahmen ihres Kontingents freigegeben haben: bestimmte Plätze zu bestimmten Zeiten und zu bestimmten Konditionen.
Channel Manager (CM)
Besonders arbeitsintensiv und unübersichtlich ist es, seine freigegebenen Produkte/Verfügbarkeiten auf mehreren relevanten Portalen anzubieten, um sich so im digitalen Betrieb breit aufzustellen. Ein Channel Manager ist der Ansatz, um genau dieses Problem zu lösen. Die Software eines CM kümmert sich für Sie um die Versorgung des Vertriebskanals Buchungsplattformen. An einem zentralen Ort stellt der Campingbetrieb das Kontingent ein und die Software des CM verteilt dieses Kontingent dann an alle an diesen CM angeschlossenen Portale. So lange, bis das Kontingent verfällt oder ausverkauft ist.
Die Verwaltungssoftware (PMS) als Baukasten für den digitalen Campingbetrieb
Eine Verwaltungssoftware ist neben der Organisation von Produkten, Preisen und Verfügbarkeiten bestenfalls auch offen, mit anderen Programmen zu kommunizieren. Beispiele für solche über Schnittstellen angeschlossene Bausteine sind z. B. die Kennzeichenerkennung der Schranke, die sich beim PMS über Fahrzeug und Anreisedaten informiert, oder das Buchhaltungsprogramm (z. B. DATEV), welches Einblick in Gästedaten und Buchungssummen des PMS hat. Diese sind gängige Anwendungsmöglichkeiten.
Weitere Beispiele sind die buchungsgenauen oder platzgenauen Abrechnungen von Waschmaschinen, bargeldlosen Verkaufsautomaten oder die über Fernauslese ermittelten Stromverbräuche, die automatisiert auf die im PMS „wartende“ Rechnung gebucht werden. Über Schnittstellen können auch Zahlungsoptionen wie Paypal, Kassenverwaltung oder EC-Cash der richtigen Buchung zugeordnet werden.
Auf gut vernetzten Plätzen greift sogar die Heizungssteuerung von Mietgebäuden auf die Buchungsdaten des PMS zu. Was Schnittstellen dabei kommunizieren, ist immer nur genau der Teil des Datensatzes, welcher auf der anderen Seite gebraucht wird. In diesem Sinne interessiert sich die Heizungssteuerung ihres Mietobjektes schlicht für zwei Dinge: Belegt? Ja/nein. Das war’s. Mit welchem Kennzeichen der Gast vor das reservierte Ferienhaus fährt, ist der Heizungssteuerung vollkommen gleichgültig. Die Schranke hingegen würde das schon gerne wissen und erhält über die richtige Schnittstelle die relevanten Informationen vom PMS und kann dem Gast so die Schranke öffnen.
Wer ist TourTouch?
TourTouch gestaltet die Campingbranche aktiv mit. “Uns liegen vor allem die Themen Digitalisierung, Erlebnisdesign und Betriebsprozesse am Herzen. Unsere feste Überzeugung ist es, dass man kommenden Camper-Generationen zuallererst einen einfachen Zugang zum Produkt und dann vor Ort ein authentisches Camping-Erlebnis bieten muss. Mit TourTouch unterstützen wir Campingbetriebe in der DACH-Region in den Themen Marketing, Betriebsprozesse und Gästeerlebnis. Wenn es darum geht Mitarbeiter zu motivieren und zu schulen, den Betrieb im Marketing besser aufzustellen und das Gästeerlebnis vor Ort zu optimieren haben wir die richtigen Lösungen parat. Bei unseren Kunden sehen wir täglich die Herausforderungen, die eine neue Generation von Campern und nun auch das Post-Corona Reiseverhalten mit sich bringt.” Hannes Müller, TourTouch
Foto: Hannes Müller, TourTouch
